Huvuddragen i systemen för intern kontroll och riskhantering som hör till den finansiella rapporteringsprocessen

Med den finansiella rapporteringsprocessen avses de funktioner som producerar den finansiella information som används vid ledningen av bolaget samt den finansiella information som publiceras i enlighet med lagar, standarder och övriga bestämmelser som gäller bolaget.

Intern kontroll inom den finansiella rapporteringsprocessen

Avsikten med intern kontroll är att se till att bolagsledningen har tillgång till uppgifter som är ā jour, tillräckliga och i det väsentliga korrekta för att kunna leda bolaget och att de finansiella rapporter som bolaget publicerar ger en tillräckligt rättvisande bild av bolagets finansiella ställning.

Struktur

Fiskars har fyra operativa segment och fyra affärsområden. Under affärsområdena finns affärsenheterna, vilka utgör den lägsta nivån på den finansiella rapporteringen. Affärsenheterna ansvarar för organiseringen av ekonomiförvaltningen inom sin enhet, för att den finansiella rapporteringen om enheten är korrekt och för resultatutvecklingen. Finansiering och hantering av finansiella risker har koncentrerats till finansieringsenheten under koncernens ekonomidirektör.

Alla affärsområden har sin egen ekonomiledning, dessutom har moderbolaget en separat organisation för ekonomiförvaltning som arbetar under koncernens ekonomidirektör. Affärsområdenas och koncernens ekonomiförvaltning styr och övervakar arbetet inom affärsenheternas ekonomiavdelningar. Därutöver kontrollerar och övervakar den interna kontrollen hur rapporteringsprocessen fungerar och de finansiella rapporternas tillförlitlighet.

Styrning

Uppställning och uppföljning av finansiella mål är en väsentlig del av arbetet att leda Fiskars. Kortsiktiga finansiella mål slås fast i samband med en plan som görs upp årligen och uppföljning av hur målen uppnås sker månatligen. Affärsenheterna ger månatligen in rapporter om de faktiska finansiella uppgifterna samt en prognos över hur den finansiella situationen väntas utvecklas under räkenskapsperioden.

De uppgifter som inflyter från affärsenheterna samlas och kontrolleras av koncernens ekonomiförvaltning som sammanställer en månadsrapport för ledningen. I ledningens månadsrapport ingår förkortade resultaträkningar för de operativa segmenten och affärsområdena, de viktigaste nyckeltalen samt en beskrivning av de händelser som är mest betydande för affärsverksamheten. Utöver detta innehåller rapporten koncernens resultaträkning, balansuppgifter, kassaflöde samt en prognos över den ekonomiska situationens utveckling fram till slutet av räkenskapsperioden. Koncernstyrelsen, ledningsgruppen och affärsområdenas ledningsgrupper följer månatligen med utvecklingen i det finansiella läget och hur målen uppnås.

Datasystem för ekonomiförvaltning

Affärsenheterna använder sig av flera olika datasystem för bokföring och finansiell rapportering. Koncernens finansiella rapportering sker med hjälp av ett datasystem som administreras centralt. Affärsenheterna och affärsområdena ansvarar för att producera data för koncernens rapporteringssystem. Koncernens ekonomiförvaltning ansvarar för upprätthållandet av koncernens rapporteringssystem och övervakar att uppgifter levereras till systemet som överenskommet.

Anvisningar

Den finansiella rapporteringen sker enligt enhetliga principer. Koncernen tillämpar den internationella IFRS-bokföringsstandarden som har godkänts för bruk inom EU och använder en gemensam kontoplan. Koncernens ekonomiförvaltning har gjort upp anvisningar för enheterna angående innehållet i den finansiella rapporteringen samt utsatta tider för rapporteringen.

Riskhantering inom den finansiella rapporteringsprocessen

Riskhanteringen har i uppdrag att identifiera hot mot den finansiella rapporteringsprocessen som om de blev verklighet kunde innebära att ledningen inte hade tillgång till uppgifter som är ā jour, tillräckliga och i det väsentliga korrekta för att kunna leda bolaget och att de finansiella rapporter som bolaget publicerar inte ger en tillräckligt rättvisande bild av bolagets ekonomi.
Fiskars hanterar risker i anknytning till den finansiella rapporteringsprocessen bland annat på följande sätt: ändamålsenlig organisering av och tillräckliga resurser för ekonomiförvaltningen, behörig begränsning av rättigheter tillhörande enskilda befattningar, centraliserad styrning av användningsrättigheter till koncernens rapporteringssystem, anvisningar för bokföring och rapportering, en gemensam och enhetlig kontoplan för hela koncernen, utnyttjande av datateknik, kontinuerlig utbildning av personalen samt kontroll av de uppgifter som rapporteras som ett led i rapporteringsprocessen.

Utveckling av den finansiella rapporteringsprocessen

Fiskars utvecklar kontinuerligt sin verksamhet inom olika delområden. Som bäst pågår en strömlinjeformning av den finansiella rapporteringsprocessen genom att man förnyar arbetsskeden som ingår i processen och gör dem mer enhetliga samt stärker kontrollerna i processen.